Planowanie, organizacja i zarządzanie projektem eventowym

Zrzut ekranu 2023-10-22 o 19.21.05

Planowanie, organizacja i zarządzanie projektem eventowym

Zapraszamy na dwudniowe szkolenie z zakresu organizacji i marketingu eventów, podczas którego uczestnicy zyskają kompletne i praktyczne narzędzia do skutecznego planowania, zarządzania i promocji różnych typów wydarzeń. Szkolenie podzielone jest na moduły, które obejmują wszystkie aspekty organizacji eventów – od poznania oczekiwań klienta, przez etap planowania i budżetowania, aż po współpracę z mediami i zarządzanie sytuacjami kryzysowymi. To kompleksowe podejście do tematu, uzupełnione licznymi case studies i warsztatami, sprawi, że każdy uczestnik wyjdzie ze szkolenia z gotową do wdrożenia wiedzą i umiejętnościami. Nie przegap tej wyjątkowej okazji do rozwoju w branży eventowej!

Grupa docelowa

Grupą docelową dla tego szkolenia są:

  • osoby pracujące w dziale marketingu, komunikacji oraz PR, a także menedżerowie i koordynatorzy eventów z firm i agencji, którzy chcą poszerzyć swoją wiedzę i umiejętności w zakresie organizacji i promocji wydarzeń,
  • właściciele małych i średnich przedsiębiorstw, którzy samodzielnie zajmują się organizacją eventów, jak również dla osób planujących wejście w branżę eventową,
  • studenci kierunków związanych z marketingiem, zarządzaniem i komunikacją, którzy chcą zdobyć praktyczne umiejętności i wiedzę z tego zakresu.

Metody szkolenia

Metody nauczania będą kombinacją teorii i praktyki, aby uczestnicy mogli od razu zastosować zdobytą wiedzę w rzeczywistości. Po wybranych modułach teoretycznych przewidziane są interaktywne ćwiczenia i warsztaty, które pomogą uczestnikom zrozumieć i przyswoić omówione koncepcje. Ponadto, szkolenie będzie zawierało analizę case studies i realnych sytuacji z życia, dzięki czemu uczestnicy będą mogli lepiej zrozumieć, jak teoria przekłada się na praktyczne zastosowanie.

Program szkolenia

08:00 – 09:00 Wstęp

  • Event – definicja
  • Event marketing – definicja
  • Event marketing vs. event management
  • Cele organizacji eventów
  • Poznaj swojego odbiorcę, czyli grupy docelowe eventów
  • Klasyfikacja eventów i ich cele:
    • B2B (m.in. kongresy, konferencje prasowe, product launch, netowrking…)
    • B2C (m.in. konferencje, wydarzenia lifestyle’owe, wydarzenia w galeriach handlowych, wydarzenia sportowe i kulturalne…)
    • B2E (m.in. konwencje, gale, imprezy integracyjne, spotkania okolicznościowe, eventy csr…)
  • Słownik: branżowe słówka, które warto znać


09:00 – 10:15 Oczekiwania klientów – jak im sprostać

  • Prezentacja oferty
  • Co wpływa na atrakcyjność oferty
  • Skuteczne badanie potrzeb klienta


10:15 – 10:30 Przerwa kawowa


10:30 – 12:30
Planowanie eventu

  • Planowanie ogólne i szczegółowe eventu (budowanie emocji, modele planowania)
  • Brief (konstrukcja, przykłady)
  • Kreatywne budowanie scenariusza


12:30 – 13:15 Przerwa obiadowa


13:15 – 14:30 Planowanie eventu

  • Harmonogram
  • Ewaluacja
  • Zarządzanie projektem
  • File klienta – kwestonariusz, raport końcowy, dokumentacja techniczna
  • Zarządzanie sytuacjami kryzysowymi
  • Przykłady ciekawych realizacji – case study


14:30 – 14:45 Przerwa kawowa


14:45 – 16:00 Planowanie eventu na przykładzie wykresu Gantta – warsztat

08:00 – 09:00 Współpraca z podwykonawcami podczas przygotowań i organizacji eventów

  • Wyszukiwanie podwykonawców i sposoby weryfikacji ich kompetencji
  • Pozytywne i negatywne aspekty współpracy ze stałym podwykonawcę, przypadek artysta)
  • Sztuka negocjacji warunków


09:00 – 10:30 Budżetowanie eventu

  • Polityka budżetowania
  • Niedoszacowanie, fee
  • Stawki VAT
  • Zaliczki
  • Rozliczanie eventu


10:30 – 10:45 Przerwa kawowa
 


10:45 – 11:30
 Lokalizacja

  • Zasady współpracy
  • Na co zwrócić uwagę – wizja lokalna
  • Jak wybrać właściwą lokalizację
  • Tworzenie menu


11:30 – 12:30 Fundrasing i współpraca z mediami podczas przygotowań i organizacji eventów

  • Typy sponsorów
  • Czym należy kierować się w poszukiwaniu sponsora
  • Konstrukcja listu intencyjnego
  • Specyfika współpracy z mediami
  • Patronat medialny
  • Konferencja prasowa – kiedy jest organizowana, jak zorganizować


12:30 – 13:15 Przerwa obiadowa


13:15 – 14:15 Komunikat prasowy – konstrukcja, co wpływa na atrakcyjność – tworzenie komunikatu – warsztat
 


14:15 – 15:00 Prawne aspekty organizacji eventów

  • Ustawy i rozporządzenia
  • Impreza masowa – sytuacje kryzysowe
  • Ubezpieczenia, przetargi, ZAIKS
  • Licencje i pozwolenia
  • Ochrona danych osobowych
  • Konstrukcje umowy (element stałe, jakie umowy podpisujemy, case study – co należy ująć w poszczególnych przypadkach)


15:00 – 15:15 Przerwa kawowa


15:15 – 15:45 Sytuacje kryzysowe podczas przygotowań i w trakcie eventów

  • Case study – sytuacje kryzysowe


15:45 – 16:00 Sesja Q&A

Korzyści ze szkolenia

Certyfikat

Po szkoleniu uczestnicy otrzymają zaświadczenie potwierdzające udział w szkoleniu, a także materiały szkoleniowe oraz dodatkowe karty pracy.

Trener

Karolina Kord

Posiada 12-letnie doświadczenie w marketingu i PR. Współpracowała z renomowanymi polskimi firmami inwestycyjnymi oraz reprezentowała klientów z wielu branż, w tym IT, HoReCa, motoryzacyjnej czy przemysłu ciężkiego. Prowadzi własną agencję PR od 2019 roku, która zajmuje się marketingiem 360.  Trenerka specjalizuje się w obszarze public relations, eventów, strategii komunikacji oraz digital i content marketingu.

EXPO Katowice S.A.

Szkolenia szyte na miarę

Jeśli nie znalazłeś w naszej ofercie szkolenia, które idealnie odpowiadałoby potrzebom Twojej firmy, zachęcamy do kontaktu. Stworzymy dla Ciebie spersonalizowaną ofertę, uwzględniającą konkretne potrzeby i preferencje Twojej firmy.

Bilety na Międzynarodowe Targi EXPO KATOWICE,
9-11.09.2026

dostępne już wkrótce.